Работа любого современного человека (тем более в IT сфере) связана с большим количеством задач, контекстов и коммуникаций, а значит, с большим количеством переключений между всеми этими элементами. Некоторые исследования показывают, что средний человек прерывает свою деятельность раз в 6-12 минут.
При этом переключения негативно сказываются на нашей продуктивности, все мы это интуитивно чувствуем и все так или иначе об этом слышали. Профессор Университета Миннесоты Софи Лерой проводит исследования феномена под названием «остаточное внимание». Если нас прервали на середине старой задачи и дали новую, нам не так просто полностью сфокусироваться на ней, часть нашего внимания остается с первой задачей из-за потребности в завершении. В результате выполнение второй задачи страдает, так как на нее выделяется не все возможное количество когнитивных ресурсов.
Обсудим некоторые принципы и приемы, которые помогут снизить эффект остаточного внимания, а заодно напомним о приемах, которые помогают уменьшить количество ненужных переключений.
1. Минимизировать ущерб от переключений, если они неизбежны
1.1 Написать резюме по задаче
Исследования Софи Лерой показывают, что есть простой прием, способный снизить эффект «остаточного внимания». В ее эксперименте две группы участников прерывали на середине выполнения задачи А, предлагая задачу Б. При этом одной из групп давали несколько минут на то, чтобы записать «резюме по задаче А» — зафиксировать, на чем участник остановился и с чего он хочет начать, когда вернется». В результате эта группа испытуемых показала значимо лучшие результаты при выполнении задачи Б, которая предполагала принятие решение на основе анализа новой информации.
1.2 Объединять похожие задачи
Эффект «остаточного внимания» подстерегает нас, когда мы запланированно переключаемся между задачами. Однако он существенно меньше, если эти задачи похожи. Поэтому лучше уделить время очистке входящих в почте прежде чем приступить к написанию отчета, а не переключаться на отчет, ответив на половину писем.
1.3 Создать ритуалы переключения
В тот момент, когда нам нужно переключиться между режимом ответа на переписку и режимом стратегического планирования, хорошим решением, снижающим эффект остаточного внимания может быть специально придуманный ритуал переключения. Можно выпить чашку чая, выйти на улицу, перейти работать в другую комнату – сделать что-то, что будет работать как условный знак, что предыдущая задача завершена и можно переключиться.
1.4 Завершить день
Переключение внимания между задачами происходит не только в течение рабочего дня, эффект остаточного внимания тоже не знает границ рабочего и нерабочего времени. Если нам не удается «отделиться» от рабочих задач в конце дня, велик шанс, что они будут всплывать в сознании в нерабочее время и мешать нам отдыхать.
Автор книги «В работу с головой» Кэл Ньюпорт предлагает несколько стратегий, которые помогут справиться с переходом из рабочего режима в нерабочий.
Отмечать свой прогресс. Начните с признания того, чего вы достигли — отработанных часов, выполненных задач, времени, потраченного на целенаправленную работу.
Фиксировать любые незавершенные задачи. Разложите все по полочкам, чтобы мысли о задачах не отвлекали вас во время отдыха. Можно добавить пункты в список дел, встречи в календарь, установить напоминания. Главное – выгрузить задачи из головы.
Окинуть взглядом всю предстоящую неделю. Задача — убедиться, что на горизонте нет ничего значимого, о чем вы забыли, чтобы «отпустить» все рабочие темы на время отдыха.
Придумать ритуал завершения. Сделайте что-нибудь, чтобы продемонстрировать себе самому, что вы закончили день. Можно закрыть ноубук, убрать его в стол или даже сказать: «На сегодня все» или «А теперь веселье!»
2. Снизить количество переключений
Иногда прерывания неизбежны, но часть из них можно исключить. Давайте напомним приемы, про которые все мы слышали, но которые, возможно, не всегда применяем. Они правда стоят усилий.
2.1 Структурировать день с помощью тематических блоков
Каждому блоку назначается конкретная задача, поэтому вместо того, чтобы пытаться втиснуть работу в промежутки времени между встречами и электронными письмами, вы точно знаете, что и когда нужно сделать. На рутинные дела вроде проверки почты и мессенджеров тоже важно выделять блоки, чтобы можно было со спокойной душой не думать о них в момент погружения в другие задачи. Блоки могут выглядеть следующим образом:
9.00 – 10.30 – Важные задачи, глубокая работа
10.30 -10.45 – Перерыв
10.45 – 12.00 – Переписка в мессенджерах, проверка почты
2.2 Выделить тематические дни
Некоторые задачи могут быть настолько глобальными, что даже на погружение в контекст требуется несколько часов. Для некоторых людей хорошим решением может быть выделение специфических тематических дней: у вас могут появится «Пятница, посвященная стратегическому планированию», или «Четверг – день отчетов»
2.3 Оградить себя от отвлекающих факторов (насколько это возможно)
Мы все знаем это, но не всегда (редко) выполняем. Если мы хотим глубоко погрузиться в задачу, важно оградить себя от максимального количества отвлекающих факторов:
- поставить телефон на беззвучный режим (лучше спрятать в стол или унести в другую комнату),
- отключить мессенджеры (можно установить статус со временем вашего возвращения; если коллеги ориентируются на календарь, они увидят блок времени в календаре и догадаются, что вы заняты)
- возможно, заблокировать отдельные сайты и приложения
Желаю всем продуктивной работы, приятного отдыха и эффективного переключения между ними!
